社員証に関する情報が満載！

社員証を作成する場合、専門の業者に発注することが多いですが、顔写真や個人情報をデータとして扱うため、セキュリティ管理が万全の業者に依頼することが肝要です。
またコスト面も気がかりになりますが、コストもできる限り抑制可能な業者に任せることも重要となります。
現在はインターネットで依頼できる業者も増えていますので、コスト面も店舗などに比べて割安で仕上げてくれることもあります。
また印刷するべきデータをしっかり用意しておき、納期までに確実に届ける業者を選択することも重要なポイントです。

社員証作成を依頼する際に気をつけるべきこと

社員証の作成を依頼する時に気をつけるべきポイントは、業者選びです。
業者によってはセキュリティ管理が万全でない業者も存在するため、大切な個人情報を扱う上では、注意が必要となります。
最近は業者によってはプライバシーマークを取得している業者も増えているため、出来る限りそういったプライバシーマークを取得している業者を選択すると良いです。
また社員証を作成してもらう枚数によっては、コスト面も意外とかかってしまうこともあり、出来る限りコストを抑える形で印刷方法を工夫する必要があります。
そのため社員証の作成の依頼については、気軽に相談できる業者を選ぶことも肝要で、丁寧な対応と納期を厳守して守ってくれる体制が整っていることが重要です。

無料でダウンロードできる社員証のテンプレート

社員証を下げていないとなんとなく不審がられたり、そんなときに限って名刺が切れていたりして困ることがあります。
そんな問題を解消したいけれど、手作り感が全面に出た社員証など逆効果になりそう、と思う方にお勧めなのが社員証テンプレートのダウンロードです。
ある程度の形になった社員証から、自社に合うものを選びダウンロードするだけです。
後は名前や役職を打ちこんだり、写真をはめ込んだりすれば大丈夫です。
標準印刷でも十分ですが、クオリティの高いものにするとかなりいい出来上がりになります。
無料ダウンロードする際に注意したいのは、ファイル形式です。
あまり慣れていない人はWordやExcelで開ける形式のものなど使いやすいものを選びましょう。
また、ブラウザがMicrosoft Edge未対応のものもあるので、注意します。
無料の条件として、サイトへの会員登録が必要なものもありますので、使い勝手のいいものを選びましょう。
ラベル紙を扱う会社のサイトを利用すると、用紙を選ぶのもスムーズです。
せっかく作るのですから、印字や写真がはっきりしていたり、大きさがそろっているほうが印象もよくなります。
多少なら自社や課独自の情報も入れられるものもあります。

社員証を導入していろいろな料金を効率化する

社員証は紙やカードタイプで見せるために従来使われていました。これを効率的に運用するためにICチップを埋め込むことで購入の料金をキャッシュレスにすることが実現しています。
例えば、自動販売機でドリンクを買う場合は、お金を投入するのではなく、カードリーダーに通すことで決済が完了するのです。
支払いは最終的には給与引きとなり効率的な運用が可能です。また、売店を持っている企業も同様な運用ができて、弁当や文具や作業着などを支払いをすることが出来ます。
写真付きの社員証で気密性や防犯性を高めているのが一般的ですが、大体写真を交換するときに更新するための更新費用が追加の運営料金としてかかるのです。
さらに、紛失した場合にも再発行の手数料が必要となります。
システムを更新しない限り初期投資以上の大掛かりな費用が掛からずに、リーズナブルな価格で運用できることがポイントです。業者によってシステム設計や費用が異なるため、比較検討が重要となります。

社員証を紛失した際のデメリットとその対応。

昨今、社員証は身分の証明に加え、施設への入場やシステム利用のためのキーとして用いられています。様々な機能を持ち利便性がある反面、紛失時にさまざまなデメリットがあります。 　紛失時の注意点の1つ目は個人情報の流出です。その性質上、社員証には個人の氏名や所属先など個人情報が書かれている可能性があります。
　紛失時の注意点の2つ目は機密情報の保護に関する問題です。様々なシステムのキーとなりえるため紛失した場合に悪意のある利用の危険にさらされる可能性があります。
　これらのデメリットがあることから社員証の紛失時には対応を決めていかなければばりません。例えば紛失したときに報告する経路の整備や、その報告を受けたときに紛失した社員証が利用可能なシステムの認証情報を迅速に変更するシステムが準備されていなければなりません。
　加えて、定期的に管理者と利用者へ紛失時のリスクの教育など、未然に紛失を防ぐための工夫も行わなければなりません。

社員証のデジタル化で入退域管理をスムーズに

これまでの社員証には顔写真や名前、所属部署などが掲載されており、出入口に設置されたブースで警備員が目視でその人物と写真を確認して入退域管理をするのが一般的でした。その一方で、ここ数年でデジタル化が進み、管理プロセスの簡素化が図られています。
デジタル化された社員証にはICチップが搭載されており、その人物を証明する様々なデータが記録されています。
場合によっては顔の3Dデータや虹彩、静脈などの生態情報もあり、より厳密な本人確認も行えます。そのような社員証を持ってゲートを通過するだけで、センサーがICチップにアクセスしたり、同時にカメラが顔認証を行ったりするなどします。
ここで問題が無ければ特に何もなく、もしも整合性が取れなけばアラートが発出され警備員が駆け付け適切な対処がなされるという仕組みです。
また、全ての入退域はログに記録されており、いつ誰が何時何分にここを通過したのかを管理できます。
これらの社員証の導入により入退域管理がスムーズになるほか、スタッフを常駐させる必要が無くなりコスト面でも有利です。

社員証の発行は何か法律上の決まりがあるのか

社員証を発行している会社も多いでしょうが、これは何か法律上の決まりがあるのでしょうか。答えを言うと、特にありません。ですから社員証はそもそも発行しなくても問題ありませんし、発行はしているけれども形だけであって実際にそれが使われるシーンはほとんどないという場合もあります。
一方で、最近ではセキュリティ意識の高まりもあり、不審者がオフィスに侵入することを防ぐために入館時には警備員に提示を義務づけているとか、あるいは磁気カードやICカードを導入した上で、セキュリティゲートを設置してチェックする会社も増えてきています。
このようなカードの場合、見た目は何の変哲もないこともあって、目視で社員である旨が分からないこともありますが、一方では写真や氏名や部署名などを入れることで目視でもその役目を果たせるようにしていることもあります。
なお、社員であることの証明のためには在職証明書が発行されることもありますが、これも同様に法律上決まったものではありません。

社員証再発行時の注意点と対策や教育の必要性

社員が不注意などのさまざまな理由で社員証を紛失してしまう事態はどの組織においても起こりうる事態です。近年、社員証は身分証としての機能のみならず、施設への入場やシステムへのアクセスのキーなど幅広い役割を持つようになってきています。
　社員証を再発行する場合は前述の機能を持つことを念頭に置き、対応するときの仕組みを整備しなければなりません。特に施設やシステムへのキーとなっているため、第三者が偶発的に拾得したときに悪用されないように認証情報などの書き換えを迅速に行わなければなりません。
　また、社員証をなくした本人との再発防止策の立案も重要になります。なぜ紛失してしまったのか、再発させないためにはどのような仕組みを作り対策したらよいのか十分に協議する必要があります。
　加えて、紛失が起きたという事態を他の社員にも共有する必要があります。実際に起きてしまった事案を例として議論をさせ、自分なら紛失しないためにどうするべきか話し合わせることで、事態の重要性を認識させる必要があります。

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